La GED , L'arbre qui cache la fôret:
La GED (Gestion électronique de documents) date d'une quinzaine d'années, et de l'avènement des premiers scanners rapides. Consécutivement, le grand public associe hâtivement GED et SCANs.
On aurait du alors parler de gestion d'archive, ce qui était très représentatif de l'état de l'art il y a quinze ans.
Et plutôt que de gestion de documents, le libelle correct etait celui actuel de gestion d'ARCHIVES (SAE). Cela n'a plus raison d'être aujourd'hui, car les solutions de GED gestions de documents vivants que certain appellent aussi GEIDE existent.
Pour mieux comprendre le domaine, il vous faudra distinguer au moins (3) trois type de logiciels et integrer le fait que les enjeux de la GED sont organisationnels et non logiciel!
Les differents types de produits (souvent) libellés "GED":
1 Les logiciels dit de "SAE" Système d'archivage électronique (forment une grande partie des produits incorrectement libellé "GED"):
- objectif: gérer les archives
- caractéristiques transforme les fichiers sources en images PDF
- objectif: gérer (workflow) des documents vivant et des archives
- caractéristiques conserve les fichiers natifs et permet les références externes
- objectif: gérer la publication de documents sur le web
- caractéristiques sert a maintenir un site de communication interactif
Autoindexit™ incarne la dernière génération d'outils de GED gère de manière "unifiée"
- les documents "VIVANTS" , (dit dans leurs formats dit "natifs") : ce sont des fichiers Word, Autocad, Excel, Power Point, Images, Videos, Sons etc..
- leurs archives électroniques ce que nous nommons le « papier électronique » c'est-à-dire des fichiers ADOBE PDF, issu de la conversion électronique ou du scan des documents papiers..
- les emails au format natif obligatoire pour remplir vos obligations legales SOX ( Sarbanes-Oxley) ou Bale II .
+ Pourquoi pas vous ?
Comment faire la différence entre les "GED" et leur fonctions?
le fonctionnel, comment choisir le logiciel, il vous faut poser des questions :
Quels Objectifs pour votre système ?:
Être un outil métier de productivité ? la bonne réponse = GED
Être un outil de communication ? la bonne réponse = CMS
Être un remplacement de vos archives papiers ? la bonne réponse = SAE
Un système de GED moderne est complémentaire tant d'un système de SAE, que d'un système d'CMS.
Pour bien comprendre ce que "recouvre" chaque type de produit, on peut imaginer l'entreprise ses processus et ses clients comme une série de cercles concentriques.
Les SAE gère les cercles intérieur documents archive issus des processus de l'entreprise.
Les GED permettent de faire passer au traver d'un workflow des cercles internes: direction, processus internes les documents vivant vers les cercles externes: les clients, en devenant "archives" des leur sorties de l'entreprise et de gérer le continuum des flux d'entrée et sortie.
Les CMS servent a mettre a disposition externe* au delà des processus interne et après validation les documents.
(*ou interne dans les très grosses organisations qui considère un peu les cercles plus éloigner de la direction comme "externe")
On peut considérer que de ce point vue il existe donc une certaine "superposition" théorique des CMS et de la GED, Il n'en est rien:
Les objectifs d'un CMS sont réellement de communiquer vers l'exterieur et de "structurer" le contenu au sens literal du terme et permettent notamment de:
- séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu ;
- structurer le contenu (utilisation de FAQ, de documents, de blogs, de forums de discussion, etc.) ;
Et contrairement a ce que certain disent il ne sont pas adapté pour :
Ce sont les systèmes de GED ou de SAE et non ceux de gestion de contenu qui participent à ce que l'on appelle quelquefois de façon impropre la dématérialisation des documents.
Les CMS sont conçu pour servir essentiellement a la communication au de la du cercle de l'entreprise.
Contactez-nous, pour savoir comment mettre en oeuvre une collaboration rapide et efficace au sein de votre entreprise en en utilisant notre méthode, directement renforcée par l'utilisation d'un outil moderne de GED Autoindexit.
Comprendre ce qu'est un logiciel de GED moderne:
Exemple 1:
- peut on avoir par exemple un fichier Excel qui fait référence a un autre fichier Excel , bien que ces fichiers soit dans l'outil ?
Il ne faudra pas avoir a "extraires", et seul un double click doit suffira pour ouvrir le fichier Excel (source), et les autres fichiers excel lies.
Ceci est très courant dans les domaines de gestion ou l'on utilise fréquemment les tableurs que l'on appel non sans raison le plus grand des ERP...
Example 2:
- peut on avoir par exemple le fichier word contenant une référence a une liste de publipostage et la liste de publipostage directement dans l'outil ged, et que word soit toujours en mesure de faire du publipostage.
c'est ce que l'on appel en terme technique des références externes.
Le fichier pointe vers un autre fichier, seul les toutes dernières générations de GED permettent cette facilitée...
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